HubSpotインポートの手順と関連付けの設定方法。失敗しないデータ取り込みガイド

HubSpotを使い始める際や、外部データをCRMに取り込む際に必ず通るのがインポート機能です。正しくインポートできれば運用はスムーズに立ち上がりますが、準備不足のまま進めると重複や関連付けの不整合が起きて、後の修正にかなりの工数がかかります。

この記事では、インポートの手順、複数オブジェクトの同時インポート、よくあるエラーと対処法についてまとめます。

対応フォーマットとファイル制限

HubSpotのインポートは CSV、XLSX、XLS の3形式に対応しています。ファイルの制限はプランによって異なります。

個人的には CSV をおすすめしています。Excelファイルは列のデータ型を勝手に変換することがあって（日付、電話番号の先頭ゼロが消えるなど）、意図しないデータが入る原因になります。

ステップ1. ファイルの準備

ここが一番大事です。ファイルの準備で手を抜くと、インポート後のデータ修正に何倍も時間がかかります。ファイルの作り方について詳しくはHubSpot公式: インポートファイルのセットアップも参照してください。

列名（ヘッダー）の確認

ファイルの1行目が列名（ヘッダー）になっている必要があります。HubSpotのプロパティー名と完全に一致させなくても大丈夫ですが、なるべく近い名称にしておくとマッピングの手間が減ります。なお、列の並び順はどうでもよくて、インポートに影響しません。

必須項目の確認

各オブジェクトには、インポートで新規レコードを作成する際に最低限必要な項目があります。

ステップ2. インポートの実行

インポートは ［データ管理］＞［データ連携］ から開始するか、オブジェクトの一覧画面（コンタクト一覧など）の右上にある ［インポート］ からもアクセスできます。

コンタクトだけの場合は クイックインポート（コンタクトのみ） が使えます。関連付けやオプション設定が不要で手順が少ないので、コンタクトだけ入れたいときはこちらの方が楽です。

コンタクト以外のオブジェクトや、関連付け・詳細設定が必要な場合は 詳細インポート（全てのオブジェクト） を選びます。

詳細インポートの手順

1. ［インポート］ をクリック → ［詳細インポート（全てのオブジェクト））］ を選択
2. インポート先のオブジェクトを選択
3. インポート方法を選択
   • 新規作成＋更新: 新しいレコードを作成しつつ、既存レコードも更新する
   • 新規作成のみ: 新しいレコードだけ作成する（既存レコードは無視）
   • 既存の更新のみ: 既存レコードだけ更新する（新規作成しない）
4. ファイルをアップロード
5. 列とプロパティーのマッピングを確認
6. インポート名を入力し、 ［インポートを完了する］ をクリック

ステップ3. 列のマッピング

インポートファイルの列名をHubSpotのプロパティーにマッピング（紐づけ）する画面が表示されます。列名がプロパティー名に近い場合はHubSpotが自動でマッピングを提案してくれますが、必ず目視で確認してください。

自動マッピングの提案が間違っていることはわりとあります。特に日本語の列名は誤認識されやすいので、1列ずつ確認する手間は惜しまない方がいいです。

マッピングしたくない列は「インポートしない」を選択すれば除外できます。マッピング先に適切なプロパティーがない場合は、この画面から直接新しいカスタムプロパティーを作成することもできます。

なお、マッピング画面でエラーが検出された場合、ファイルを修正して再アップロードしなくても画面上で値を直接編集・置換できます。たとえば選択肢の表記揺れをその場で修正したり、特定の値だけインポート対象外にしたりできるので、覚えておくと便利です。

ユニークID（一意識別子）について

既存レコードの更新や重複防止には、一意識別子の設定が重要です。

レコードIDを含めた場合、他の一意識別子よりレコードIDが優先されます。既存レコードのレコードIDを調べるにはエクスポート機能を使ってください。

作業に慣れていない場合、大量のデータをいきなり本番インポートするのはやめた方がいいです。本番の前に、10〜20行程度のテストインポートを必ずやってください。

テスト後に確認すべきこと

テストインポートを実施後、以下の画面を開いて結果を目視確認します。

インポートしたレコードの詳細画面
各プロパティーの値が正しく入っているか

プロパティー設定画面
選択式プロパティーに不要な選択肢が追加されていないか

関連付け
コンタクトと企業などの紐づけが正しいか（レコード詳細の右サイドバーで確認できます）

インポート履歴の見方や分析方法についてはHubSpot公式: 過去のインポートを表示して分析で詳しく解説されています。

HubSpotでは、1回のインポートで複数のオブジェクトを同時に取り込んで、関連付けまで行うことができます。便利ですが、単一オブジェクトのインポートより難易度が上がるので、慣れてから使うことをおすすめします。公式の手順はHubSpot公式: 複数のオブジェクトのレコードをインポートするにまとまっています。

1つのファイルで複数オブジェクトをインポート

たとえば、コンタクトと企業を同時にインポートする場合、1つのファイルに両方の情報を含めます。1行＝1人のコンタクト＋その人に関連付く1社、というセットです。

ここで重要なのが、企業側の一意識別子を含めるかどうかで、企業レコードの作られ方がまったく変わる点です。

企業ドメイン名を含める場合（推奨）

この場合、同じ企業ドメイン名（abc.co.jp）を持つ行は同じ1つの企業レコードとして扱われます。つまり「株式会社ABC」は1社だけ作られ、山田さんと佐藤さんの両方がその1社に関連付きます。

企業ドメイン名を含めない場合

企業ドメイン名やレコードIDなどの一意識別子を含めないと、ファイルの各行がそれぞれ別の企業レコードとして作成されます。上の例だと「株式会社ABC」が2つできて、山田さんと佐藤さんがそれぞれ別の企業レコードに紐づきます。同じ社名でも別レコードになるので、後から統合する手間が発生します。

お客さんの環境でこのパターンをよく見かけます。「企業名は入れたのに、同じ会社が何十件もできてる」というのは、だいたい企業ドメイン名の列を入れていなかったのが原因です。

2つのファイルで複数オブジェクトをインポート

オブジェクトごとにファイルを分けてインポートする方法もあります。コンタクト用のファイルと企業用のファイルをそれぞれ用意し、2つのファイルに共通のキー列を持たせて関連付けます。

たとえば、以下のようにファイルを分けます。

コンタクトファイル

企業ファイル

インポート時に「複数のファイル」を選択して、共通列として「企業キー」を指定します。企業ファイル側の「企業キー」が固有IDとして扱われるので、ABC-001 を持つ山田さんと佐藤さんが同じ株式会社ABCに関連付きます。

1ファイル方式と2ファイル方式の使い分け

関連付けの結果自体は同じにできます。違うのはデータの準備しやすさと運用面です。

正直なところ、複数オブジェクトの同時インポートは慣れるまで混乱しやすいです。

初めてであれば、まず企業だけHubSpotにインポートして、会社レコードの更新が可能になる「レコードID」を持たせる。次に、その会社レコードをエクスポートして、インポート予定のコンタクトのファイルの１列に関連付けた「会社のレコードID」を付与。残るはそのコンタクトファイルをインポートして企業に関連付けて完了、というように1オブジェクトずつやった方が安全です。

これを導入支援の時に口で説明すると毎回？？て顔されるので、以下の画像で流れを把握いただけると...

既にCRMにデータが存在する場合、インポートで重複レコードが作成される可能性があります。HubSpotは一意識別子を基準に重複を判定します。

インポート時に「新規作成＋更新」または「既存の更新のみ」を選択すると、一意識別子に一致するレコードが既にある場合はデータの上書き更新になり、新しいレコードは作成されません。

「せっかくだから全部入れよう」は、インポートでいちばんやりがちな失敗です。何を入れて何を入れないか、先に決めておいた方がいいです。

活用見込みのないデータ

古い顧客データや、他システムの管理番号だけで識別されるレコードなど、HubSpotで使う予定のないデータは入れない方がいいです。CRMがゴミデータで埋まって、検索やリスト作成のノイズになります。現在進行中の商談や、今後連絡する可能性のあるコンタクトに絞ってください。

名寄せが済んでいないデータ

同一人物が複数行に分かれたファイルをそのまま入れると、重複レコードが大量にできます。先にExcel上で名寄せしてください。

インポート完了後、 ［データ管理］＞［データ連携］ のインポート履歴からエラーの詳細を確認できます。エラーが発生した行はダウンロードして個別に確認可能です。全エラーコードの一覧はHubSpot公式: レコードのインポートエラーの確認とトラブルシューティングを参照してください。

避けては通れないインポート作業、HubSpot導入の鬼門の１つですよね。データ設計をしないまま、えいや！でインポートすると事後処理で苦しむという...。この記事を読んで、そういうことねと理解されてインポートを完璧にこなせた方、ぜひよきHubSpotライフを。

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