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title: Excelの顧客管理をCRMへ移行するには？ データの整理と切り替え方 | アンギラクト
description: ExcelからCRMへ移行する判断と準備を、HubSpotの架空例で解説。会社・人物・案件・履歴の分け方、重複の整理、移行範囲、テストと更新先の切り替えまで、担当者と完了の目印を図表で整理します。
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# Excelの顧客管理をCRMへ移行するには？ データの整理と切り替え方

[西岡草実（にしおかそうま）](https://anguilact.co.jp/articles/author/soma-nishioka) 2026.10.30

ExcelからCRMへ移行する判断と準備を、HubSpotの架空例で解説。会社・人物・案件・履歴の分け方、重複の整理、移行範囲、テストと更新先の切り替えまで、担当者と完了の目印を図表で整理します。

顧客管理のExcelをCRMへ移したいと思っても、「いまの表をどう直せばよいのか」「過去の履歴も全部入れるのか」と迷うことがあります。複数の担当者が別々のファイルを持っていると、どの情報を使うか決めるだけでも時間がかかります。

移行の準備では、**会社・人物・案件・対応履歴を分け、同じ対象を見分けるルールと、更新先を切り替える日を決める**ことが大切です。この記事では、BtoBの顧客・営業管理を想定し、架空のExcelをHubSpotへ移す例で整理します。

## ExcelからCRMへ移行するかは、件数より業務で判断する

「顧客が何件になったら移行すべきか」に、一律の答えはありません。見るべきなのは、その情報を誰が更新し、誰が次の対応や集計に使うかです。

台帳を少人数で更新し、最新の連絡先が分かれば足りるなら、Excelを続ける選択肢もあります。ファイルの置き場所や更新ルールを揃えるだけで改善する場合もあるでしょう。

一方、同じ会社に複数の窓口や案件があり、担当者が変わっても経緯を追う必要があるなら、情報同士の関係を管理する仕組みを検討したいところです。

| 困っている業務 | Excelで改善するなら | CRMを検討する条件 |
| --- | --- | --- |
| 最新情報が分からない | 共有先と更新者を統一する | 複数部署が同じ顧客・案件を継続して更新する |
| 担当交代で経緯が途切れる | 履歴の書式と保管先を揃える | 人物・案件ごとのやり取りを引き継ぎたい |
| 同じ会社の案件が混ざる | 案件単位の表と識別番号を設ける | 窓口・担当・金額・進捗が異なる案件を並行して追う |
| 次回対応が漏れる | 担当と期限を明示し、確認の時間を設ける | 未対応や期限超過をチームで確認したい |
| 会議のたびに表を加工する | 入力形式と集計条件を統一する | 日々の更新を案件一覧や営業の集計へつなげたい |

CRMを入れても、担当者や期限を決めなければ対応漏れは残ります。まずは「担当交代しても進行中案件と次の約束が分かる」など、移行によって実現したい状態を一つ決めましょう。フォームやメール、他システムとの連携が必要なら、その範囲も書き添えます。

## 顧客情報がどこにあり、誰が更新しているかを確認する

最初に、営業担当者別・年度別のファイル、顧客ごとのシート、共有フォルダー、メール、個人のメモを洗い出します。ファイル名だけでなく、「何の業務で使うか」「誰が更新するか」「誰が正しい値を判断できるか」を一緒に残します。

たとえば、会社名は顧客台帳、窓口の連絡先は営業担当のExcel、最新の見積条件はメールにしかないかもしれません。この場合、更新日の新しいファイルを一つ選ぶだけでは情報が揃いません。項目ごとに確認する相手と採用する情報源を決める必要があります。

会社と拠点をどう区別するかも、ここで確認します。本社で契約し、複数の工場へ納品する業務では、契約先・利用先・請求先のどれを管理したいかで設計が変わります。会社名の似ている行をまとめる前に、現場で区別している理由を聞いておくのが吉です。

元ファイルは作業前の状態で保管し、整理用のコピーを作ります。コピーには元ファイル名・シート名・元の行番号を残すと、値に迷ったときにたどれます。以降の変更も記録し、元データと修正理由を照合できる状態にしておきましょう。

## Excelの会社・人物・案件・履歴を分ける

HubSpotでは、会社の情報を「企業」、顧客側の人物を「コンタクト」、営業案件を「取引」として持ち、記録同士を関連付けます。一つ一つの会社や案件の記録をレコード、その中の業種・金額・日付などの項目をプロパティーと呼びます。

Excelを見ながら、まずは「何についての情報か」を分けてみましょう。以下は説明用に作成した架空のデータです。会社・人物・案件は実在の顧客情報ではありません。架空・青空精機株式会社を、以降はA社と記します。

| 会社 | 顧客側窓口 | 案件 | 金額 | 自社営業担当 | 対応1 | 対応2 |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| A社 | 佐藤 | 設備管理システム導入 | 300万円 | 高橋 | 2026/9/3 電話：現状ヒアリング | 2026/9/18 訪問：見積依頼 |
| A社 | 鈴木 | 設備管理システム導入 | 300万円 | 高橋 | 2026/9/10 メール：資料送付 | 記録なし |
| A社 | 佐藤 | 保守契約更新 | 80万円 | 伊藤 | 2026/10/2 電話：更新時期確認 | 記録なし |

上の表の1行目と2行目は、顧客側の窓口が佐藤さんと鈴木さんで異なりますが、どちらも同じ「設備管理システム導入」の案件です。したがって、300万円を2件分の案件金額として足すことはできません。

**案件金額の合計は、設備管理システム導入300万円＋保守契約更新80万円＝380万円**です。表の3行をそのまま合計した680万円では、導入案件の300万円を二重に数えています。

### 同じ情報の繰り返しと、別の案件を見分ける

この表は3行ありますが、3社・3人・3案件を表しているわけではありません。A社は1社、顧客側の窓口は佐藤さんと鈴木さんの2人、案件は導入と更新の2件です。

CRMでは、企業1件、コンタクト2件、取引2件として持ちます。2人ともA社に関連付け、導入案件には2人、更新案件には佐藤さんを関連付けます。導入案件の自社営業担当は高橋さん、更新案件は伊藤さんです。

![同じ会社と案件が繰り返されるExcelの3行を、企業1件・人物2人・案件2件に整理し、関連付ける架空例。](https://anguilact.co.jp/hs-fs/hubfs/articles/excel-crm-migration-20261029/01-record-structure-v3.png?width=1774&height=887&name=01-record-structure-v3.png)

ここで分けているのは、管理する情報の単位です。必ずファイルを別々にするという意味ではありません。HubSpotは[一つのファイルから複数オブジェクトを取り込む方法](https://anguilact.co.jp/articles/hubspot-import-guide#1%E3%81%A4%E3%81%AE%E3%83%95%E3%82%A1%E3%82%A4%E3%83%AB%E3%81%A7%E8%A4%87%E6%95%B0%E3%82%AA%E3%83%96%E3%82%B8%E3%82%A7%E3%82%AF%E3%83%88%E3%82%92%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%83%9D%E3%83%BC%E3%83%88)にも対応しています。どの方法を選ぶ場合も、どの行が同じ企業・人物・案件を指すかを先に決めます。

### 「対応1・対応2」は、日時のある履歴へ変える

対応するたびに右へ列を増やす表は、1回の対応を1件の履歴として縦に整理します。この例では、9月3日の電話、9月10日のメール、9月18日の訪問、10月2日の電話の4件です。日時・内容に加え、誰と、どの案件についてやり取りしたかを残します。

![対応1・対応2として横方向に記録された履歴を、日付と案件を持つ4件の対応履歴へ組み替える例。](https://anguilact.co.jp/hs-fs/hubfs/articles/excel-crm-migration-20261029/02-activity-history-v1.png?width=1774&height=887&name=02-activity-history-v1.png)

過去の活動を取り込む際は、[活動日時の指定や、種類ごとの必要項目](https://knowledge.hubspot.com/ja/import-and-export/set-up-your-import-file)を確認します。活動日時を省くとインポート日時が入るため、過去の対応がすべて移行日の出来事にならないよう注意しましょう。

元の記録に日付しかない場合は、時刻の扱いを変換ルールに残し、実際の時刻が分かる記録と混同しないようにします。

### Excelの列を、すべて新しい項目にしない

業種は企業の項目、役職は人物の項目、金額は案件の項目です。一方、「案件2」は別の取引、「対応2」は別の履歴になる可能性があります。色や数式も、何を表していたかを確認して移し方を決めます。

| 元の状態・列 | 移行先・整理方法 | 先に確認すること |
| --- | --- | --- |
| 会社名・業種 | 企業の項目 | 法人と拠点のどちらを指すか |
| 顧客側の氏名・連絡先 | コンタクトとその項目 | 同姓同名、共用アドレス、現在の所属 |
| 案件1・案件2 | 案件ごとの取引 | 契約・金額・進捗を別々に追う必要があるか |
| 対応1・対応2 | 1回ごとの活動履歴 | 日時、相手、案件を特定できるか |
| 自社営業担当 | 企業・コンタクト・取引の担当者 | 顧客全体の担当か、個別案件の担当か |
| 赤・黄色などの色分け | 意味を定義した状態・要否の項目 | 担当者によって色の意味が違わないか |
| 数式による金額・経過日数 | 結果を移すか、計算を作り直すか判断 | 元の値、計算条件、移行後も更新が必要か |
| 結合セル・略称・日付の表記揺れ | 必要な値を各行へ展開し、形式を統一 | 空欄の意味や略称の定義を説明できるか |
| 長文セル・コメント | 個別履歴、旧履歴メモ、参照用保管から選ぶ | 将来、検索・集計・参照のどこまで必要か |

項目を作るときは、案件金額や担当者など、標準項目で表せるかを先に確認します。項目の種類と設定は[HubSpotプロパティーのガイド](https://anguilact.co.jp/articles/hubspot-properties-guide)、案件とステージの設計は[営業管理ガイド](https://anguilact.co.jp/articles/hubspot-sales-management-guide)で詳しく説明しています。

既存顧客への追加提案も、新たな取引として考えます。「すでに顧客であること」と「今回の案件が提案中であること」は両立します。人物の異動・退職・兼務がある場合は、現在の所属や連絡可否と、過去のやり取りを分けて残す方法を決めておきましょう。所属を更新するだけで過去の関係がすべて保存されるとは限りません。

## 同じ会社・人物・案件を見分けるルールを決める

重複整理では、「名前が同じだから統合する」と判断しないことが大切です。同名企業、表記の似た別法人、同姓同名の人物があり、一人の窓口が複数の案件に関わることもあります。

逆に、「株式会社」と「（株）」の違いだけで別会社とは限りません。誤字・空白・日付形式などの修正と、同じ対象かどうかの判断を分けます。後者は住所、既存の顧客コード、ドメイン、メール、担当者の確認などを組み合わせ、判断者と根拠を残します。

### 移行用IDと、CRMが発行するIDを区別する

識別に使える番号がない場合は、同じ対象をまとめたうえで、企業にC001、人物にP001・P002、案件にD001・D002のような移行用IDを付けると整理しやすくなります。元の行には各IDを残し、どの企業・人物・案件へ移したかをたどれるようにします。

このIDは、整理のために自社で付ける番号です。HubSpotが作成後に発行するレコードIDとは異なり、C001などをそのままHubSpotのレコードID欄へ入れるものではありません。インポート時に何を識別子として使うかと、作成後のレコードIDとの対応を別に確認します。

HubSpotでは[レコードID、一意の値を要求するカスタムプロパティー、コンタクトのEメール、企業ドメイン名など](https://anguilact.co.jp/articles/hubspot-import-guide#%E3%83%A6%E3%83%8B%E3%83%BC%E3%82%AFid%E4%B8%80%E6%84%8F%E8%AD%98%E5%88%A5%E5%AD%90%E3%81%AB%E3%81%A4%E3%81%84%E3%81%A6)を識別に使えます。ドメインを共用するグループ会社や、メールのない窓口があるなら、その条件も踏まえて方法を選びます。番号を付けただけで自動的に重複を防げるわけではなく、取り込み時に適切な項目へ対応付ける必要があります。

会社名を人物のテキスト項目に入れるだけでは、企業レコードとの関連付けの代わりになりません。[企業・コンタクト・取引の関連付け](https://anguilact.co.jp/articles/hubspot-import-guide#%E8%A4%87%E6%95%B0%E3%82%AA%E3%83%96%E3%82%B8%E3%82%A7%E3%82%AF%E3%83%88%E3%81%AE%E5%90%8C%E6%99%82%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%83%9D%E3%83%BC%E3%83%88)を使い、先ほどの例なら「導入案件を開くと2人の窓口が分かるか」まで確かめます。

## 移す情報と、参照用に残す情報を選ぶ

すべての過去情報を、同じ細かさでCRMへ再現する必要はありません。現在の顧客対応に必要か、後から経緯を確認するか、分析に使うかを基準に、移行範囲を決めます。保存が必要な情報については、社内の情報管理ルールも確認します。

| 情報の例 | 使い道 | 扱いの例 |
| --- | --- | --- |
| 現在の顧客、窓口、進行中案件、次の約束 | 切り替え翌日からの営業 | 必要項目と関連を確認して優先的に移す |
| 重要な交渉・失注理由・過去案件 | 引き継ぎ、再提案、分析 | 使う範囲を決め、案件や履歴として移す |
| 長文にまとまった古い対応履歴 | 経緯の参照 | 旧履歴メモ、または元資料への参照で残す |
| 退職した窓口・古い連絡先 | 過去のやり取りの確認 | 必要なら履歴として残し、現在の連絡対象と区別する |
| 契約書・見積書・大量の添付資料 | 案件の根拠、最新版の参照 | 必要な添付と外部保管を分け、リンク先の権限も確認する |
| 出所や意味が分からない値、統合判断がつかない行 | 確認後に判断 | 確認待ちへ分け、担当者と期限を決める |

古い失注案件にも、再提案や失注理由の分析に使う価値があるかもしれません。退職者の記録も、過去の合意を確認するために必要な場合があります。古さだけで採否を決めず、「何に使うか」と整理の手間を比べましょう。

自由文の履歴をすべて日時・種類・本文に分ける作業には時間がかかります。日々の対応に必要な部分は個別履歴へ、参照だけでよい部分は旧履歴メモや元資料へ、という分け方もできます。要約する場合は元の記録を残し、合意条件や重要な発言を落としていないか担当者が確認します。

CRMへ移さない情報は、保管先と参照方法を決めます。共有フォルダーに残す場合も、担当交代後に開けるか、どれが最新版かを確かめておきましょう。移行対象から外すことと、元データを削除することは別の判断です。

## 少量で試し、更新先をExcelからCRMへ切り替える

テストでは、扱いやすい行だけを選ばず、複数窓口・複数案件・メールなし・履歴ありなど、実際に判断が必要な例を含めます。取り込み後の項目や関連付けを確認する基本的な方法は、[インポートガイドの「テストインポートの進め方」](https://anguilact.co.jp/articles/hubspot-import-guide#%E3%83%86%E3%82%B9%E3%83%88%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%83%9D%E3%83%BC%E3%83%88%E3%81%AE%E9%80%B2%E3%82%81%E6%96%B9)で解説しています。

確認するのは、取り込みの成功件数だけではありません。

営業担当者が顧客を探し、案件の状況を確認し、次の対応を登録できるところまで試します。元の行から移行用IDとCRMのレコードIDを追い、金額・日付・担当・関連の違いを説明できるかも確かめます。

### 切り替え中に増える情報の置き場所を決める

テスト中はExcelを日々の更新先とし、CRMは確認用として扱う方法が考えられます。本番では**Excelの更新を止める日時**を決め、その時点の移行対象全体をCRMへ取り込みます。

あらかじめ本番用データの一部を取り込んでいる場合は、一度削除して全部入れ直すのが最も手軽でしょう。数が多い場合はAPI経由で入れるのが楽だと思います。

**本番データの確認と業務責任者の承認が済んだ時点で、日々の更新先をCRMへ切り替えます。**停止時間を設けにくい業務では、対象チームやデータを分けるなど、別の切り替え方法を検討します。

自動化や外部連携がある場合は、テスト時にで通知・送信・同期が動く条件も確認しておきましょう。

### 完了の目印を、担当者と一緒に決める

| 担当 | 開く場所・資料 | 操作・確認 | 完了の目印 |
| --- | --- | --- | --- |
| 管理者 | インポート履歴とエラー一覧 | 新規・更新・エラーを照合する | 対象件数との差異を説明でき、未処理のエラーが明確 |
| 管理者＋営業担当 | 元Excel、ID対応表、企業・人物・取引の詳細 | 対象の値と関連付けを開いて確認する | A社の窓口2人・案件2件を正しくたどれる |
| 営業担当 | レコードの活動欄 | 過去の日時・内容・相手・案件を見る | 架空例の4履歴が必要な記録にあり、重複がない |
| 営業担当 | 担当別の案件一覧・タスク | 顧客を探し、状況と次回対応を記録する | 通常の権限で翌日の営業業務を進められる |
| 管理者 | 最終差分と停止中の受付記録 | 追加・変更分を反映し、残件を確認する | 反映した範囲と保留分の担当・期限が分かる |
| 業務責任者 | 確認結果、案件集計、未解決事項 | 開始条件を満たすか判断する | 開始の承認と、日々の更新先が社内で共有されている |

開始後の新規入力はCRMへ集め、旧Excelは参照専用にします。ExcelからCRMへ手入力で転記する仕事が残る場合も、誰がいつまでに行い、反映済みをどう確認するかを決めます。初期の運用では、担当未設定、次回対応日、入力しづらい項目を現場と確認し、必要な修正を記録しましょう。

開始できない条件も準備します。たとえば進行中案件の担当や関連が確認できない場合は、運用開始を延期する判断になります。

開始後に重大な不一致が見つかった場合は、更新をいったん止め、CRMで追加された情報と停止中の記録を確保してから、暫定の業務継続方法を決めます。元Excelへ戻す場合も、切り替え後の情報を取りこぼさない確認が必要です。

インポート画面の操作やエラーの確認方法は、[HubSpotインポートガイド](https://anguilact.co.jp/articles/hubspot-import-guide)をご覧ください。

## 自社で決めることと、支援を受けたいことを整理する

ファイルの棚卸し、項目の意味の確認、正しい顧客情報や移行範囲の判断は、自社の業務を知る人の関与が必要です。構造が単純で識別ルールも明確なら、少量のテストをしながら自社で進められる場合もあります。

一方で、企業と拠点の区別が複雑、同じ人物の所属が複数ある、大量の自由文履歴を変換する、基幹システムと同期する、といった条件では、設定前に設計を相談すると判断を整理しやすくなります。ファイル数や件数だけで決めず、例外の多さ、社内の知識、確保できる作業時間を合わせて考えましょう。

外部へ支援を依頼する場合も、「データ移行一式」という言葉だけで範囲を決めず、元データの整理、重複の確認、履歴の変換、設定、テスト、修正のどこを誰が担当するかを確認しておきたいですね。

元データの正誤と、運用を始められるかの最終判断は、自社側で担います。導入全体の役割分担は、[HubSpot導入時の準備と進め方](https://anguilact.co.jp/articles/successful-hubspot-onboarding)でも整理しています。

### 執筆後記

色々書いてきましたが、移行前にここまでは決めておきたいところです。

- CRMで改善したい業務と、最初に実現する状態
- 移行元の情報、更新する人、正誤を確認する人
- 企業・人物・案件・履歴の単位と、同じ対象を見分ける方法
- 移す情報、参照用に残す情報、確認待ちの情報
- テストと本番の確認担当、運用開始の条件
- Excelの更新停止、停止中の記録先、CRMで更新を始める日時

まずは進行中の案件を一つ選び、その会社、窓口、やり取り、次の約束がどこにあるかを追ってみてください。実際の仕事を一つたどると、CRMへ移すために足りない情報や、先に決めるルールが見えてくるはずです。

アンギラクトでは、HubSpotの新規導入にあたり、顧客情報の持ち方と営業で使う流れを整理します。現在のExcelや移行についてご相談いただく際は、管理している情報、社内の担当者、希望する運用開始時期をお知らせください。

## 執筆者

![西岡草実（にしおかそうま）のプロフィール写真](https://anguilact.co.jp/hs-fs/hubfs/anguilact/site-images/profiles/nishioka-profile-landscape-1200.jpg?width=112&height=112&name=nishioka-profile-landscape-1200.jpg)

### 西岡草実（にしおかそうま）

香川県坂出市生まれ。デジタルマーケティングの支援会社にてコンテンツディレクターとして自然検索流入（SEO）を考慮したテーマの設計や、検索ニーズを踏まえたコンテンツ制作・効果分析に従事。その後、HubSpotコンサルタントとしてHubSpotの導入と運用支援を担当し、企業のインバウンドマーケティングの定着に努める。

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